Por: Ana Maria Ramirez
Según los articulos de la Constitución Politica de Colombia:
Articulo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Articulo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interes general o particular y a obtener pronta resolucion. El legislador podra reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Articulo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y catedra.
Articulo 74: Todas la personas tiene derecho a acceder a los documentos publicos salvo los casos que establezca la ley
PRESTAMO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS- Archivo Generla de la Nacion
El prestamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos que requieren por cualquier razon, de determinados documentos o expedientes durante un periodo de tiempo y acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo General.
El prestamo del os documentos se aplicara unicamente a los documentos con valor administrativo depositado en el Archivo General de acuerdo con el fin expresado en el parrago anterior.
En ningun caso se prestaran documentos cuyo valor administrativo haya decaido.
El prestamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a la descrita: asi, cuando el destino del documento o expediente sea la Administración de Justicia u otro organismo publico, la unidad dara traslado de la solicitud a la Secretaria General, para proceder a su tramite por el Archivo General.
El prestamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su funcion reintegraran al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer del ellos en la propia oficina.
El plazo maximo de prestamo de documentos se establece en 15 dias, trascurrido un mes desde el prestamo de los documentos, el Archivo General lanzara un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente en el que le recordara la obligación de reintegrar los documentos y le requerira a ello, o bien, en el caso de que no haya decaido la necesidad administrativa o de gestion que motivo el prestamo, a la prorroga del prestamo.
En caso de que sea necesario mantener el prestamo de los documentos durante un periodo superior, el Responsable de la Unidad solicitara la prorroga por escrito el Responsable del Archivo General.
miércoles, 11 de marzo de 2009
lunes, 23 de febrero de 2009
LA CARTA
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamientoEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpoEl cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierreEl cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamientoEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpoEl cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierreEl cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
CIRCULAR
Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: cartas y circular general.
Las circulares generales pueden ser de tipo informativo normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias.se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Genera, el secretario General, los Directores de Área, los Directores Regionales y Subdirector de centro.
Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: cartas y circular general.
Las circulares generales pueden ser de tipo informativo normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias.se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Genera, el secretario General, los Directores de Área, los Directores Regionales y Subdirector de centro.
MEMORANDO El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes (Director regional, Subdirectores y coordinadores de grupo) con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Solamente puede ser firmado por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
lunes, 16 de febrero de 2009
MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
Objetivos: establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso de ciclo vital de los documentos, es decir desde el momento mismo de gestación hasta su destino final.
Características Generales; El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y la eficiencia de la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no creen dualidad en la aplicación de la normatividad que el se describe alguna de las características deben ser las siguientes:
Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la unidad respaldada por un acto legal como una resolución para el sector publico o una disposición administración o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.
Contemplar la totalidad de los procesos; sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por tanto, su uso no es privado de la oficina de administración de Documentos si no que debe estar al servicio de toda la entidad.
La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no solo estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambian radicalmente las metodologías del trabajo. Desaconsejable por lo tanto usar pastas de argollas u otros sistemas similares que faciliten el cambio e intercalación de nuevas hojas.
Características Generales; El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y la eficiencia de la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no creen dualidad en la aplicación de la normatividad que el se describe alguna de las características deben ser las siguientes:
Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la unidad respaldada por un acto legal como una resolución para el sector publico o una disposición administración o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.
Contemplar la totalidad de los procesos; sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por tanto, su uso no es privado de la oficina de administración de Documentos si no que debe estar al servicio de toda la entidad.
La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no solo estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambian radicalmente las metodologías del trabajo. Desaconsejable por lo tanto usar pastas de argollas u otros sistemas similares que faciliten el cambio e intercalación de nuevas hojas.
miércoles, 11 de febrero de 2009
martes, 10 de febrero de 2009
Carta de Presentacion
002
Bogota, 30 de enero de 2009
Señora
CRISTINA IMBACHI
Gerente
CHOCO GIRLS
Avenida Carrera 75 73-25
Bogota D.C.
Asunto: Presentación
Apreciada Doctora
Somos una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos para bebes y niños entre los 2 4 años de edad. La experiencia que tenemos en este campo es de aproximadamente de 11 años, en los cuales hemos trabajado para ser líderes por calidad y servicio.
Algunos de los productos y áreas que abarcamos son todos los productos necesarios para el cuidado y crecimiento de los bebes y niños; ofreciendo adicionalmente asesorìa de los mejores psicólogos para diseñar los interiores de los cuartos, entro otros.
Esperamos que este sea el primero de muchas relaciones comerciales y poder formar parte de su gran familia.
Cordialmente,
MARISOL CONTRERAS
Bogota, 30 de enero de 2009
Señora
CRISTINA IMBACHI
Gerente
CHOCO GIRLS
Avenida Carrera 75 73-25
Bogota D.C.
Asunto: Presentación
Apreciada Doctora
Somos una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos para bebes y niños entre los 2 4 años de edad. La experiencia que tenemos en este campo es de aproximadamente de 11 años, en los cuales hemos trabajado para ser líderes por calidad y servicio.
Algunos de los productos y áreas que abarcamos son todos los productos necesarios para el cuidado y crecimiento de los bebes y niños; ofreciendo adicionalmente asesorìa de los mejores psicólogos para diseñar los interiores de los cuartos, entro otros.
Esperamos que este sea el primero de muchas relaciones comerciales y poder formar parte de su gran familia.
Cordialmente,
MARISOL CONTRERAS
Acuerdo 060
ARTICULO PRIMERO: establecer los procedimientos que permitan cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO TERCERO: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia.
Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad la entidad determinara según sus necesidades si centralizan en una de ellas la recepción o di en cada sede.
La unidad de correspondencia deberá contar con personal capacitado y con los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones.
ARTICULO CUARTO: toda entidad debe establecer que funcionarios están autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.
ARTICULO QUINTO: no se podrán reservar números de radicación ni habrá números repetidos, enmendados , corregidos o tachados y la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO SEXTO: las oficinas de dicha actividad deberán llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
ARTICULO SÉPTIMO: las comunicaciones internas de carácter oficial deberán establecer controles y procedimientos para un debido seguimiento, usando códigos de las dependencias y numeración consecutiva.
ARTICULO OCTAVO: las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados para certificar la recepción de los documentos.
ARTICULO NOVENO: las entidades deben elaborar pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
ARTICULO DÉCIMO: verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidades que la remiten, dirección a donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: comunicaciones oficiales enviadas: se elaboran original y máximo dos copias, el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento y la segunda copia en la unidad de correspondencia.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: comunicaciones vía fax: se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: comunicaciones oficiales por correo electrónico: se reglamentara su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: imagen corporativa: se establecerá en los manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: horario de atención al publico: las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTICULO TERCERO: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia.
Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad la entidad determinara según sus necesidades si centralizan en una de ellas la recepción o di en cada sede.
La unidad de correspondencia deberá contar con personal capacitado y con los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones.
ARTICULO CUARTO: toda entidad debe establecer que funcionarios están autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.
ARTICULO QUINTO: no se podrán reservar números de radicación ni habrá números repetidos, enmendados , corregidos o tachados y la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO SEXTO: las oficinas de dicha actividad deberán llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
ARTICULO SÉPTIMO: las comunicaciones internas de carácter oficial deberán establecer controles y procedimientos para un debido seguimiento, usando códigos de las dependencias y numeración consecutiva.
ARTICULO OCTAVO: las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados para certificar la recepción de los documentos.
ARTICULO NOVENO: las entidades deben elaborar pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
ARTICULO DÉCIMO: verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidades que la remiten, dirección a donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: comunicaciones oficiales enviadas: se elaboran original y máximo dos copias, el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento y la segunda copia en la unidad de correspondencia.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: comunicaciones vía fax: se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: comunicaciones oficiales por correo electrónico: se reglamentara su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: imagen corporativa: se establecerá en los manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: horario de atención al publico: las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
lunes, 9 de febrero de 2009
CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA
- Recepción de comunicaciones oficiales y otros envíos en la dependencia.
El encargado en cada dependencia de la recepción de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes.
- Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia
- El encargado deberá controlar los siguientes tramites:
- Todos los transados de las comunicaciones o funcionarios
- La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de tramite
- Cuando se tratan de comunicaciones externas a las que se les han dado respuesta escrita se debe adjuntar el antecedente a la respuesta.
- Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin respuesta, por que no lo necesita.
- Recordatorios de correspondencia
La unidad de correspondencia remitirá mensualmente a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de tramite como la alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de tramite con el fin de darle respuesta o para que se registren como soporte.
- Manejo, uso y control del Fax Institucional, definiciòn de legalidad o no de los documentos por este sistema.
Las comunicacions recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacion que forma parte integral de las series estaclecidas en las tablas de Retencion Documental, la cual se encargarà de dar los lineamientos para su administraciòn.
Las entidades que utilizan para la impresiòn de los Fax papel quìmico, deberà reproducir estos documentos, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo " personal" de los funcionarios.
la correspondencia de caracter personal no sera redicada si el sobre no trae registrada la informaciòn personal, se puede asumir como personal lo que venga diridida a un funcionario y no tenga escrito, el cargo que desempeña dentro de la organizaciòn. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pùblica o privada en el transcurso de su gestiòn, conservados respectivamente aquel orden para servir com testimonio e informaciòn a la persona o institucion que los produce y a los ciudadanos, o fuentes de la historia.
ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentaciòn que es somerida a continua utilizaciòn y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulaciòn o tràmite se realiza para dar respuesta o soluciòn a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestiòn en la entidad respectiva, cuya consulta pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
- Definiciòn del procedimiento y papelerìa usada para la conservacion de documentos ; legajos, carpetas, rotulos, etc.
Las entidades son responsables por la adecuada conservaciòn de su documentaciòn, para ello deben incluir en sus programas de gestiòn documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producciòn. Asì se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como : NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales " cartuchos de disco flexible de 90 mm ( 3.5 pulgadas), caracterìsticas dimensionales, fìsicas y magnèticas".
Es recomendable la utilizaciòn de papelerìa con grameje entre 75 y 90 g/m2, libre de àcido y exento de lignina cuyo valor de pH estè en ranfo de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresiòn deben poseer estabilidad quìmica ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificaciones de color y no transmitir acidez soporte.
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