PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Por: Ana Maria Ramirez


Según los articulos de la Constitución Politica de Colombia:

Articulo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Articulo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interes general o particular y a obtener pronta resolucion. El legislador podra reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Articulo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y catedra.

Articulo 74: Todas la personas tiene derecho a acceder a los documentos publicos salvo los casos que establezca la ley


PRESTAMO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS- Archivo Generla de la Nacion

El prestamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos que requieren por cualquier razon, de determinados documentos o expedientes durante un periodo de tiempo y acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo General.

El prestamo del os documentos se aplicara unicamente a los documentos con valor administrativo depositado en el Archivo General de acuerdo con el fin expresado en el parrago anterior.
En ningun caso se prestaran documentos cuyo valor administrativo haya decaido.

El prestamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a la descrita: asi, cuando el destino del documento o expediente sea la Administración de Justicia u otro organismo publico, la unidad dara traslado de la solicitud a la Secretaria General, para proceder a su tramite por el Archivo General.

El prestamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su funcion reintegraran al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer del ellos en la propia oficina.

El plazo maximo de prestamo de documentos se establece en 15 dias, trascurrido un mes desde el prestamo de los documentos, el Archivo General lanzara un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente en el que le recordara la obligación de reintegrar los documentos y le requerira a ello, o bien, en el caso de que no haya decaido la necesidad administrativa o de gestion que motivo el prestamo, a la prorroga del prestamo.

En caso de que sea necesario mantener el prestamo de los documentos durante un periodo superior, el Responsable de la Unidad solicitara la prorroga por escrito el Responsable del Archivo General.