ARTICULO PRIMERO: establecer los procedimientos que permitan cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO TERCERO: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia.
Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad la entidad determinara según sus necesidades si centralizan en una de ellas la recepción o di en cada sede.
La unidad de correspondencia deberá contar con personal capacitado y con los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones.
ARTICULO CUARTO: toda entidad debe establecer que funcionarios están autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.
ARTICULO QUINTO: no se podrán reservar números de radicación ni habrá números repetidos, enmendados , corregidos o tachados y la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO SEXTO: las oficinas de dicha actividad deberán llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
ARTICULO SÉPTIMO: las comunicaciones internas de carácter oficial deberán establecer controles y procedimientos para un debido seguimiento, usando códigos de las dependencias y numeración consecutiva.
ARTICULO OCTAVO: las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados para certificar la recepción de los documentos.
ARTICULO NOVENO: las entidades deben elaborar pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
ARTICULO DÉCIMO: verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidades que la remiten, dirección a donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: comunicaciones oficiales enviadas: se elaboran original y máximo dos copias, el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento y la segunda copia en la unidad de correspondencia.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: comunicaciones vía fax: se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: comunicaciones oficiales por correo electrónico: se reglamentara su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: imagen corporativa: se establecerá en los manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: horario de atención al publico: las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTICULO TERCERO: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia.
Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad la entidad determinara según sus necesidades si centralizan en una de ellas la recepción o di en cada sede.
La unidad de correspondencia deberá contar con personal capacitado y con los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones.
ARTICULO CUARTO: toda entidad debe establecer que funcionarios están autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.
ARTICULO QUINTO: no se podrán reservar números de radicación ni habrá números repetidos, enmendados , corregidos o tachados y la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO SEXTO: las oficinas de dicha actividad deberán llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
ARTICULO SÉPTIMO: las comunicaciones internas de carácter oficial deberán establecer controles y procedimientos para un debido seguimiento, usando códigos de las dependencias y numeración consecutiva.
ARTICULO OCTAVO: las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados para certificar la recepción de los documentos.
ARTICULO NOVENO: las entidades deben elaborar pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
ARTICULO DÉCIMO: verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidades que la remiten, dirección a donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: comunicaciones oficiales enviadas: se elaboran original y máximo dos copias, el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento y la segunda copia en la unidad de correspondencia.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: comunicaciones vía fax: se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO: comunicaciones oficiales por correo electrónico: se reglamentara su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: imagen corporativa: se establecerá en los manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO: horario de atención al publico: las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
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