CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

• Recepción de comunicaciones oficiales y otros envíos en la dependencia.

El encargado en cada dependencia de la recepción de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes.

• Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia
• El encargado deberá controlar los siguientes tramites:
• Todos los transados de las comunicaciones o funcionarios
• La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de tramite
• Cuando se tratan de comunicaciones externas a las que se les han dado respuesta escrita se debe adjuntar el antecedente a la respuesta.
• Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin respuesta, por que no lo necesita.
• Recordatorios de correspondencia

La unidad de correspondencia remitirá mensualmente a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de tramite como la alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de tramite con el fin de darle respuesta o para que se registren como soporte.

• Manejo, uso y control del Fax Institucional, definiciòn de legalidad o no de los documentos por este sistema.

Las comunicacions recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacion que forma parte integral de las series estaclecidas en las tablas de Retencion Documental, la cual se encargarà de dar los lineamientos para su administraciòn.

Las entidades que utilizan para la impresiòn de los Fax papel quìmico, deberà reproducir estos documentos, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

• Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo " personal" de los funcionarios.

la correspondencia de caracter personal no sera redicada si el sobre no trae registrada la informaciòn personal, se puede asumir como personal lo que venga diridida a un funcionario y no tenga escrito, el cargo que desempeña dentro de la organizaciòn. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pùblica o privada en el transcurso de su gestiòn, conservados respectivamente aquel orden para servir com testimonio e informaciòn a la persona o institucion que los produce y a los ciudadanos, o fuentes de la historia.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentaciòn que es somerida a continua utilizaciòn y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulaciòn o tràmite se realiza para dar respuesta o soluciòn a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestiòn en la entidad respectiva, cuya consulta pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

• Definiciòn del procedimiento y papelerìa usada para la conservacion de documentos ; legajos, carpetas, rotulos, etc.

Las entidades son responsables por la adecuada conservaciòn de su documentaciòn, para ello deben incluir en sus programas de gestiòn documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producciòn. Asì se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como : NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales " cartuchos de disco flexible de 90 mm ( 3.5 pulgadas), caracterìsticas dimensionales, fìsicas y magnèticas".

Es recomendable la utilizaciòn de papelerìa con grameje entre 75 y 90 g/m2, libre de àcido y exento de lignina cuyo valor de pH estè en ranfo de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresiòn deben poseer estabilidad quìmica ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificaciones de color y no transmitir acidez soporte.