MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Objetivos: establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso de ciclo vital de los documentos, es decir desde el momento mismo de gestación hasta su destino final.

Características Generales; El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y la eficiencia de la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.

Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no creen dualidad en la aplicación de la normatividad que el se describe alguna de las características deben ser las siguientes:

Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la unidad respaldada por un acto legal como una resolución para el sector publico o una disposición administración o circular interna para las entidades del sector privado.

Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.

Contemplar la totalidad de los procesos; sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.

Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por tanto, su uso no es privado de la oficina de administración de Documentos si no que debe estar al servicio de toda la entidad.

La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no solo estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambian radicalmente las metodologías del trabajo. Desaconsejable por lo tanto usar pastas de argollas u otros sistemas similares que faciliten el cambio e intercalación de nuevas hojas.