Por: Ana Maria Ramirez
Según los articulos de la Constitución Politica de Colombia:
Articulo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Articulo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interes general o particular y a obtener pronta resolucion. El legislador podra reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Articulo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y catedra.
Articulo 74: Todas la personas tiene derecho a acceder a los documentos publicos salvo los casos que establezca la ley
PRESTAMO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS- Archivo Generla de la Nacion
El prestamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos que requieren por cualquier razon, de determinados documentos o expedientes durante un periodo de tiempo y acuerdo con unas necesidades que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones del Archivo General.
El prestamo del os documentos se aplicara unicamente a los documentos con valor administrativo depositado en el Archivo General de acuerdo con el fin expresado en el parrago anterior.
En ningun caso se prestaran documentos cuyo valor administrativo haya decaido.
El prestamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a la descrita: asi, cuando el destino del documento o expediente sea la Administración de Justicia u otro organismo publico, la unidad dara traslado de la solicitud a la Secretaria General, para proceder a su tramite por el Archivo General.
El prestamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su funcion reintegraran al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer del ellos en la propia oficina.
El plazo maximo de prestamo de documentos se establece en 15 dias, trascurrido un mes desde el prestamo de los documentos, el Archivo General lanzara un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente en el que le recordara la obligación de reintegrar los documentos y le requerira a ello, o bien, en el caso de que no haya decaido la necesidad administrativa o de gestion que motivo el prestamo, a la prorroga del prestamo.
En caso de que sea necesario mantener el prestamo de los documentos durante un periodo superior, el Responsable de la Unidad solicitara la prorroga por escrito el Responsable del Archivo General.
miércoles, 11 de marzo de 2009
lunes, 23 de febrero de 2009
LA CARTA
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamientoEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpoEl cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierreEl cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamientoEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpoEl cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito. • En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierreEl cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
CIRCULAR
Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: cartas y circular general.
Las circulares generales pueden ser de tipo informativo normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias.se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Genera, el secretario General, los Directores de Área, los Directores Regionales y Subdirector de centro.
Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: cartas y circular general.
Las circulares generales pueden ser de tipo informativo normativo y se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias.se dirigen a un Grupo Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Genera, el secretario General, los Directores de Área, los Directores Regionales y Subdirector de centro.
MEMORANDO El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes (Director regional, Subdirectores y coordinadores de grupo) con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Solamente puede ser firmado por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
lunes, 16 de febrero de 2009
MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
Objetivos: establecer la unificación de procedimientos y pautas de organización en el proceso de ciclo vital de los documentos, es decir desde el momento mismo de gestación hasta su destino final.
Características Generales; El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y la eficiencia de la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no creen dualidad en la aplicación de la normatividad que el se describe alguna de las características deben ser las siguientes:
Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la unidad respaldada por un acto legal como una resolución para el sector publico o una disposición administración o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.
Contemplar la totalidad de los procesos; sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por tanto, su uso no es privado de la oficina de administración de Documentos si no que debe estar al servicio de toda la entidad.
La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no solo estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambian radicalmente las metodologías del trabajo. Desaconsejable por lo tanto usar pastas de argollas u otros sistemas similares que faciliten el cambio e intercalación de nuevas hojas.
Características Generales; El manual de archivo y correspondencia es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y la eficiencia de la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con correspondencia y archivo.
Por lo tanto, debe reunir algunas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no creen dualidad en la aplicación de la normatividad que el se describe alguna de las características deben ser las siguientes:
Norma de estricto cumplimiento para todas las funciones de la unidad respaldada por un acto legal como una resolución para el sector publico o una disposición administración o circular interna para las entidades del sector privado.
Documento conciso y breve, redactado en forma sencilla con terminología universal de fácil comprensión y manejo por parte de todos los funcionarios.
Contemplar la totalidad de los procesos; sin permitir excepciones a ninguno de los niveles jerárquicos de la entidad.
Es un documento que debe conocer toda persona de la entidad involucrada en los procesos de producción, recibo y despacho de comunicaciones. Por tanto, su uso no es privado de la oficina de administración de Documentos si no que debe estar al servicio de toda la entidad.
La elaboración y presentación del manual debe permitir la actualización futura, dado que los procesos no solo estáticos y la introducción de nuevas tecnologías cambian radicalmente las metodologías del trabajo. Desaconsejable por lo tanto usar pastas de argollas u otros sistemas similares que faciliten el cambio e intercalación de nuevas hojas.
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