Carta de Presentación

Carta de Presentacion

002


Bogota, 30 de enero de 2009



Señora
CRISTINA IMBACHI
Gerente
CHOCO GIRLS
Avenida Carrera 75 73-25
Bogota D.C.

Asunto: Presentación

Apreciada Doctora


Somos una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de productos para bebes y niños entre los 2 4 años de edad. La experiencia que tenemos en este campo es de aproximadamente de 11 años, en los cuales hemos trabajado para ser líderes por calidad y servicio.

Algunos de los productos y áreas que abarcamos son todos los productos necesarios para el cuidado y crecimiento de los bebes y niños; ofreciendo adicionalmente asesorìa de los mejores psicólogos para diseñar los interiores de los cuartos, entro otros.

Esperamos que este sea el primero de muchas relaciones comerciales y poder formar parte de su gran familia.

Cordialmente,





MARISOL CONTRERAS

Representante Comercial


Ana R.

Acuerdo 060

ARTICULO PRIMERO: establecer los procedimientos que permitan cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,conservación y consulta de los documentos.

ARTICULO TERCERO: las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia.

Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad la entidad determinara según sus necesidades si centralizan en una de ellas la recepción o di en cada sede.

La unidad de correspondencia deberá contar con personal capacitado y con los medios necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones.

ARTICULO CUARTO: toda entidad debe establecer que funcionarios están autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo.

ARTICULO QUINTO: no se podrán reservar números de radicación ni habrá números repetidos, enmendados , corregidos o tachados y la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

ARTICULO SEXTO: las oficinas de dicha actividad deberán llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.

ARTICULO SÉPTIMO: las comunicaciones internas de carácter oficial deberán establecer controles y procedimientos para un debido seguimiento, usando códigos de las dependencias y numeración consecutiva.

ARTICULO OCTAVO: las unidades de correspondencia elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados para certificar la recepción de los documentos.

ARTICULO NOVENO: las entidades deben elaborar pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

ARTICULO DÉCIMO: verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen de ciudadano o entidades que la remiten, dirección a donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: comunicaciones oficiales enviadas: se elaboran original y máximo dos copias, el original al destinatario, la primera copia a la oficina que genera el documento y la segunda copia en la unidad de correspondencia.

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: comunicaciones vía fax: se tramitaran teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.

ARTICULO DÉCIMO TERCERO: comunicaciones oficiales por correo electrónico: se reglamentara su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: imagen corporativa: se establecerá en los manuales de procedimientos la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.

ARTICULO DÉCIMO QUINTO: horario de atención al publico: las unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

• Recepción de comunicaciones oficiales y otros envíos en la dependencia.

El encargado en cada dependencia de la recepción de la recepción de las comunicaciones oficiales deberá confrontar el formato de comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones correspondientes.

• Distribución y tramite de la correspondencia en la dependencia
• El encargado deberá controlar los siguientes tramites:
• Todos los transados de las comunicaciones o funcionarios
• La fecha de devolución de las comunicaciones tramitadas por los funcionarios de la dependencia, para evitar que figuren como pendientes de tramite
• Cuando se tratan de comunicaciones externas a las que se les han dado respuesta escrita se debe adjuntar el antecedente a la respuesta.
• Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin respuesta, por que no lo necesita.
• Recordatorios de correspondencia

La unidad de correspondencia remitirá mensualmente a todas las áreas el recordatorio de correspondencia pendiente de tramite como la alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de tramite con el fin de darle respuesta o para que se registren como soporte.

• Manejo, uso y control del Fax Institucional, definiciòn de legalidad o no de los documentos por este sistema.

Las comunicacions recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la informacion que forma parte integral de las series estaclecidas en las tablas de Retencion Documental, la cual se encargarà de dar los lineamientos para su administraciòn.

Las entidades que utilizan para la impresiòn de los Fax papel quìmico, deberà reproducir estos documentos, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

• Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo " personal" de los funcionarios.

la correspondencia de caracter personal no sera redicada si el sobre no trae registrada la informaciòn personal, se puede asumir como personal lo que venga diridida a un funcionario y no tenga escrito, el cargo que desempeña dentro de la organizaciòn. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pùblica o privada en el transcurso de su gestiòn, conservados respectivamente aquel orden para servir com testimonio e informaciòn a la persona o institucion que los produce y a los ciudadanos, o fuentes de la historia.

ARCHIVO DE GESTION: Comprende toda la documentaciòn que es somerida a continua utilizaciòn y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulaciòn o tràmite se realiza para dar respuesta o soluciòn a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestiòn en la entidad respectiva, cuya consulta pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

• Definiciòn del procedimiento y papelerìa usada para la conservacion de documentos ; legajos, carpetas, rotulos, etc.

Las entidades son responsables por la adecuada conservaciòn de su documentaciòn, para ello deben incluir en sus programas de gestiòn documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producciòn. Asì se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y durabilidad de los soportes, tales como : NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales " cartuchos de disco flexible de 90 mm ( 3.5 pulgadas), caracterìsticas dimensionales, fìsicas y magnèticas".

Es recomendable la utilizaciòn de papelerìa con grameje entre 75 y 90 g/m2, libre de àcido y exento de lignina cuyo valor de pH estè en ranfo de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresiòn deben poseer estabilidad quìmica ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificaciones de color y no transmitir acidez soporte.